Como organizar uma viagem de negócios em 5 passos simples

Se planejamento é o principal pilar para o sucesso de qualquer empresa, não poderia ser diferente quando a dúvida arrumar as malas para sair a trabalho.

Essa é uma estratégia para evitar imprevistos e até mesmo otimizar tempo e dinheiro em viagens corporativas.

Se está precisando de algumas dicas para tornar essa experiência mais agradável e produtiva, chegou ao lugar certo.

Neste texto, você vai conferir tudo o que precisa saber sobre como organizar uma viagem de negócios de modo prático e descomplicado.

Você vai aprender como fazer um plano de viagem de trabalho, além da importância de adotar um procedimento para direcionar colaboradores para compromissos em outras cidades.

Vamos começar?

Para organizar uma viagem de negócios, é importante estar atento a alguns pontos.

Veja, na sequência, o que você precisa saber com antecedência para tornar seu plano ainda mais assertivo e vantajoso para viajar a trabalho:

Entenda a política de viagens da empresa

Para evitar imprevistos, nada melhor do que adotar um procedimento para as viagens corporativas, como a criação de uma política de viagens da empresa.

Esse é um conjunto de regras que ajudam a melhorar a organização e controle de viagens corporativas, de modo geral.

Um meio de detalhar a responsabilidade do viajante, fazer com que ele entenda o que tem disponível, controlar as despesas da empresa e aumentar a qualidade dos serviços.

Com a padronização de processos, as chances de uma viagem corporativa ser bem-sucedida são bem maiores.

Então, se a empresa ainda não tem um instrumento do tipo, é um bom momento para elaborar.

Busque algo completo para sanar qualquer tipo de dúvida.

Dentro dessas políticas, devem constar até mesmo informações sobre reembolsos, caso se façam necessários.

Objetivos

Alinhar o objetivo do deslocamento e as expectativas é um dos principais desafios de uma viagem corporativa.

Essa é uma forma de entender, inclusive, se a viagem deve ser mesmo realizada ou se o compromisso pode ser realizado remotamente por uma videoconferência, por exemplo.

Duração da viagem

A duração da viagem deve ser estimada de acordo com a quantidade de atividades a serem realizadas no destino.

Para entender qual será o tempo que um colaborador precisará permanecer na cidade para a qual vai viajar, é importante levar em consideração as datas e horários dos compromissos.

Lembre ainda que, dependendo do destino, a oferta de voos é limitada, o que obriga o profissional a permanecer por um dia a mais em viagem.

Previsão do tempo

Assim que se tem a data da viagem definida, é hora de consultar a previsão do tempo para saber quais meios de transporte mais indicados para o deslocamento e até mesmo organizar as malas.

Como nosso país possui dimensões continentais, em um mesmo dia, um frio de 5º graus no Sul pode surpreender quem saiu do Nordeste com 30º graus.

Logística

Entender a logística e os custos envolvidos, como alimentação, passagem e hospedagem também é algo fundamental e deve ser indicado na política de viagens da empresa.

Para garantir que tudo aconteça conforme o planejado, é importante lembrar que, além dos compromissos, existe ainda o tempo de deslocamento entre um ponto e outro.

Caso existam vários compromissos dentro de uma só viagem, o ideal é estender a estadia do viajante para que ele consiga dar conta de todos sem correr risco de imprevistos.

Recursos

Dispor dos recursos para que a viagem possa acontecer sem imprevistos é outro ponto de atenção fundamental no processo.

Atenção: os recursos disponíveis não devem ser apenas financeiros, mas também humanos, pois um colaborador deve se deslocar sem que suas atividades fiquem comprometidas durante o período.

Facilidades do hotel

Vamos trazer mais detalhes quanto à reserva da hospedagem no próximo tópico, mas é importante já pensar em aspectos relacionados ao hotel.

A localização dele é fundamental para tornar a sua viagem de negócios mais produtiva.

Além disso, leve em conta a estrutura oferecida para se preparar para possíveis reuniões.

Hoje, já é possível encontrar opções de hotéis de onde se pode até trabalhar de forma remota.

Por que abrir mão de algo tão importante?

Depois de levantar todos os pontos necessários para organizar essa jornada, é hora de partir para o planejamento de viagens corporativas.

Veja um passo a passo de como fazer um plano de viagem de trabalho ideal:

1. Confirme os compromissos a serem cumpridos

O primeiro passo, por mais óbvio que pareça, é confirmar compromissos, como encontros e reuniões, para garantir que eles vão, de fato, acontecer.

Afinal, é preciso ter motivos para que a viagem seja feita e não seja um desperdício de tempo e recursos.

A confirmação também oferece a possibilidade de elaborar uma agenda organizada para os dias de viagem.

2. Procure comprar passagens com antecedência

Como as passagens geralmente são os itens mais caros de qualquer viagem, quanto mais cedo puder comprar, melhor.

Você pode usar comparadores de preços de passagens aéreas online, como Google Flights ou Skyscanner, para encontrar voos mais baratos.

Para conseguir as melhores ofertas, a dica é buscar horários alternativos, como na madrugada, e até mesmo avaliar a possibilidade de estender a viagem por um ou mais dias.

Outro fator crucial para o sucesso de uma viagem de negócios é ter atenção em relação aos horários dos compromissos marcados para o viajante.

Afinal, ele precisa chegar em tempo para que não perca nenhuma boa oportunidade.

O ideal é que chegue ao destino com algumas horas de antecedência para poder se organizar e se deslocar tranquilamente.

3. Como escolher o melhor hotel

Assim como a compra de passagens deve ser feita antecipadamente, a escolha do hotel também deve ser organizada o quanto antes.

Quanto mais cedo ele for escolhido, maiores as chances de se ter acesso a vantagens como descontos para grupos, escolha das melhores estruturas e localizações.

Falando em localização, quanto mais próximo o hotel estiver do local da reunião ou evento, melhor.

Isso facilita o deslocamento do viajante e evita tempo perdido em engarrafamentos.

Observe também o preço e as comodidades disponíveis.

Alguns hotéis oferecem acomodações com espaços de trabalho e wi-fi gratuito, o que facilita a realização de reuniões, caso aconteçam dentro dele.

E, claro, o mesmo vale caso precise usar o espaço de eventos do hotel.

4. Defina os deslocamentos necessários

O levantamento dos meios de transporte a serem usados durante a viagem corporativa é o próximo passo.

A empresa vai alugar um carro para o colaborador que vai viajar?

Ou ele vai usar aplicativos de transporte ou táxi?

É preciso escolher entre as possibilidades de mobilidade disponíveis, avaliar o tempo de deslocamento de um local para outro e os valores a serem gastos.

Só não se esqueça de considerar também o conforto do viajante.

5. Planeje o roteiro

Organizar o roteiro de viagem é o próximo passo: algo que funciona como um aliado para otimizar tempo e dinheiro.

Tenha em mente que, para planejar a rota, é necessário considerar os objetivos da empresa, as expectativas em relação aos resultados desejados, os compromissos dos viajantes e o tempo disponível.

Organizar uma agenda com o que deve ser feito em cada dia de viagem é uma forma de facilitar a vida do colaborador durante sua estadia para que nada saia dos trilhos.

Agora que você já sabe como organizar uma viagem de negócios, só precisa garantir que a experiência seja produtiva.

É natural que preocupações com horários, deslocamento e preparativos possam surgir e se transformem em barreiras para a produtividade.

Para vencer esses desafios, nada melhor do que organizar melhor o tempo e chegar mais cedo aos locais nos quais precisa estar.

Em viagens de negócios, o tempo deve ser seu principal aliado.

Mas existem ainda outras dicas úteis para tornar a viagem corporativa uma experiência mais produtiva.

Vamos a elas:

• Adiante o trabalho antes de viajar para deixar a mente mais tranquila e ocupá-la com o que mais importa no momento: cumprir seus objetivos

• Mantenha a sua agenda organizada para saber o que deve ser feito e quais seus próximos objetivos

• Aproveite os benefícios do hotel escolhido para relaxar e se sentir mais inspirado

• Curta o tempo livre e, se puder, reserve momentos para o lazer

Sim, é possível tirar umas horas de folga para conciliar uma viagem corporativa com lazer e, assim, curtir o hotel escolhido e o destino.

Para isso, tudo o você que precisa é organizar sua agenda e manter o foco na realização dos compromissos de cada dia.

Quanto mais se concentrar em realizar seus objetivos, maior será seu tempo livre para fazer atividades que gosta, como curtir a piscina do hotel ou turistar pelas redondezas.

Olha só quatro dicas que podem te ajudar a aproveitar melhor as horas de folga em uma viagem de negócios:

1. Prefira um hotel que ofereça a infraestrutura necessária para que possa otimizar o tempo de trabalho

2. Priorize aquele que conta com área de lazer como piscina ou spa para relaxar no fim do dia

3. Se hospede em locais com fácil acesso às regiões que precisa cumprir seus compromissos

4. Monte um pequeno roteiro para conhecer pontos de interesse da cidade para a qual vai viajar nos períodos de folga.

Percebe a importância de ter um bom processo de viagens corporativas para ter sucesso ao cumprir compromissos em outras cidades?

Planejamento é a palavra-chave para que tudo aconteça dentro do esperado.

Com a prática e o tempo, você vai ver que vai ficar cada vez mais fácil fazer essa organização e corrigir possíveis gargalos.

Este texto sobre como organizar uma viagem de negócios foi útil para você e sua empresa? 

Uma última dica é: pesquise a hospedagem no site da All Accor Live Limitless. 

Com hotéis no mundo inteiro, sempre vamos ter uma unidade pertinho de onde precisa estar com as comodidades que fazem a diferença.

Seja sempre bem-vindo!