Neste texto, listamos boas práticas para uma videochamada profissional, além de trazer dicas para aumentar a produtividade durante a reunião.
Como bônus, você confere ainda uma lista de softwares mais indicados para isso.
Acompanhe!
O que quer dizer conference call?
Você conhece a expressão em inglês conference call?
Seu significado em português pode ser audioconferência (quando os participantes apenas podem ouvir uns aos outros) ou videoconferência (quando os participantes também conseguem ver uns aos outros, além de ouvir).
Ou seja, a conference call é literalmente uma reunião feita de forma remota, geralmente realizada em contextos de trabalho.
Como funciona uma conference call?
Na conference call, os participantes podem acessar a chamada das suas respectivas salas, no caso de parceiros comerciais ou fornecedores que estão em cidades distintas.
Assim, é possível alcançar uma economia com o deslocamento da equipe.
Já se os funcionários estiverem em home office ou em uma viagem a trabalho, eles também conseguem acessar a reunião remotamente.
Para isso, é necessário que um anfitrião envie o convite para todos, estabelecendo o dia, horário e o tema da reunião.
No convite (ou invite, em inglês), é preciso constar também o link que todos irão acessar para participar da chamada.
Quais são as boas práticas para fazer uma conference call?
Ao promover ou participar de uma conference call, é muito importante estar atento às boas práticas.
Vamos falar sobre as principais delas agora.
Vista-se adequadamente
É comum que quem está viajando a trabalho ou em home-office trabalhe vestindo roupas mais informais do que no dia a dia do escritório.
Porém, quando há uma conference call, é preciso lembrar que você estará em contato com os seus superiores, com parceiros de negócios ou com fornecedores.
Portanto, deve estar trajado de acordo com a sua função para passar seriedade e credibilidade.
Seja pontual
Uma conference call é uma reunião como qualquer outra.
Ou seja, pessoas reservaram um horário nas suas agendas apenas para tratar do assunto a ser debatido.
Portanto, valorize o seu tempo e o dos seus colegas: programe-se para estar pronto para a conference call alguns minutos antes de ela ser iniciada.
Chegar atrasado em reuniões é um desrespeito com os demais participantes, sejam elas remotas ou presenciais.
Confira os seus equipamentos antes da reunião
Uma das formas de garantir que você não se atrase para a conference call é conferindo o funcionamento dos seus equipamentos com antecedência.
Se a chamada será feita através de uma ligação tradicional, então, garanta que o seu celular esteja carregado e que você tenha o carregador por perto, caso ela se estenda e a bateria fique perto de acabar.
Já no caso de uma conference call por vídeo, verifique antes se o seu computador já possui o software instalado e deixe o login feito.
Além disso, confira também se o som e o microfone estão em perfeito funcionamento, para que a comunicação possa se realizar.
Outra recomendação em termos de equipamento para conference call é com relação aos fones de ouvido.
Eles podem ser muito úteis durante uma reunião online, especialmente em locais mais barulhentos.
Mas vale também checar se estão funcionando corretamente.
Procure o lugar ideal para a reunião
Ao fazer uma conference call durante viagem a trabalho ou em home office, o ambiente pode não ser o ideal.
Se esse for o seu caso, avise as pessoas próximas de você no local para que não seja incomodado durante a chamada.
Também garanta que o ambiente que apareça no vídeo seja o mais profissional possível, com um fundo neutro.
Pode ser uma excelente ideia utilizar os espaços conhecidos como Room Office em hotéis da Accor.
São quartos adaptados, nos quais é retirada a cama para montar um escritório privativo, oferecendo segurança, privacidade, conforto e internet de alta velocidade.
Saiba mais sobre seu funcionamento em nosso artigo sobre como trabalhar em home office.
Elimine os sons indesejados
Se o ambiente não é o ideal e há ruídos próximos, como conversas de terceiros na sala ao lado, o ideal é manter o microfone no mudo enquanto você não precisa falar.
Além disso, feche outras abas abertas no seu computador, como a caixa de entrada do seu e-mail ou do seu WhatsApp.
Assim, você não corre o risco de ter notificações chegando durante a reunião.
Quais são as melhores ferramentas para fazer conference call?
A tecnologia é sua grande aliada para garantir a qualidade da conference call.
Em termos de equipamentos, o computador só precisa de placas de vídeo e de áudio - dois pré-requisitos que são atendidos por todos os modelos básicos do mercado.
Também deve ter uma câmera nativa (ou seja, que já vem embutida nele) e um microfone instalado - outros itens comuns.
Já quanto aos softwares, temos algumas sugestões de ferramentas que viabilizam a sua conference call e agregam vantagens.
Vamos conhecer quais são?
Zoom
O Zoom é um dos melhores softwares para realização de reuniões remotas atualmente.
Ele permite que a tela seja dividida para que todos os participantes possam se ver ao mesmo tempo.
No plano gratuito, é possível fazer reuniões de mais de 3 pessoas (com um limite de 100 participantes) por, no máximo, 40 minutos.
Já os pacotes pagos oferecem planos pensados para empresas de todos os tamanhos, que envolvem até 1.000 participantes simultâneos e reuniões de até 24h de duração.
Em todos os planos, é possível compartilhar um quadro de anotações, além de fazer o envio de documentos durante a conference call.
Google Duo ou Google Meet
O Google Duo é ideal para um uso mais restrito.
Ele permite até 12 pessoas conectadas na mesma chamada, sem limite de tempo.
Já o Google Meet aceita mais de 300 pessoas na mesma conference call, dependendo do plano contratado.
Ele é parte do G Suite, o pacote de ferramentas do Google para empresas.
O lado bom do Google Meet é que é possível participar da reunião mesmo que você esteja sem internet.
Para cada convite, é possível associar o número de telefone.
Caso você não consiga acessar a reunião online, os demais participantes podem chamar você através de uma ligação telefônica.
Ele tem também todas as funções de compartilhamento de tela e de arquivos, como o Zoom.
Skype
Mais tradicional entre os softwares para conference call, o Skype oferece chamadas gratuitas e ilimitadas para até 50 participantes, sem a necessidade de criação de contas e instalação de programas no seu computador.
Ele permite também a ligação para números de telefone, mediante pagamento.
Porém, a tecnologia do Skype consome mais banda da sua internet e tende a dar mais problemas, especialmente para quem está com uma conexão fraca ou instável.
6 dicas para fazer uma reunião virtual mais produtiva
Escolhido o ambiente e definida a ferramenta por meio da qual será realizada a sua conference call, você está muito perto de promover uma reunião produtiva.
Só falta, então, seguir estas seis dicas extras que separamos:
1. Prepare um roteiro para a conference call
A melhor forma de não deixar nenhum tópico de fora da discussão é listando tudo o que precisa ser trabalhado na ligação.
Faça um encadeamento dos tópicos dentro de uma ordem lógica e, ao convocar a reunião, envie essa lista para os demais participantes.
Assim, eles podem reunir dados e informações que possam ser apresentados sobre cada assunto, além de prepararem uma lista de colocações e dúvidas que tenham a fazer.
2. Escolha um horário limitado
Para garantir que todos na conference call sejam objetivos nas colocações, a dica é limitar o tempo para a reunião.
Ao criar o convite para a chamada, delimite um horário de encerramento.
Fazendo isso, todos estarão mais atentos e focados para discutir o que é necessário dentro do tempo que têm disponível.
3. Use os recursos de compartilhamento de telas
Caso você precise de recursos visuais durante a sua conference call para mostrar relatórios ou apresentar um trabalho, use a opção de compartilhar a tela do computador.
Essa funcionalidade existe na maioria das ferramentas para videochamadas e permite que os demais participantes vejam aquilo que está sendo exibido no seu computador.
Ela evita que você perca tempo enviando um arquivo para todos os presentes na conference call, esperando que todos recebam e abram os arquivos nos seus computadores.
4. Tenha disciplina para evitar assuntos paralelos
A conference call sempre é agendada por algum motivo.
Ou seja, existe um assunto a ser resolvido e ele precisa da atenção e dedicação de todos os presentes.
Por isso, faça um esforço para evitar temas paralelos, conversas pessoais ou brincadeiras que possam atrapalhar o andamento da reunião.
5. Documente a reunião em uma ata
Durante a conference call, uma boa ideia é garantir que alguém anote os principais pontos debatidos para a elaboração de uma ata.
Ela serve para que os que não puderam estar presentes possam se inteirar do que foi discutido durante a chamada, além de relembrar os presentes sobre as decisões tomadas.
Ao final da reunião, dispare as anotações da ata por e-mail para documentar que todos receberam.
6. Elabore uma lista de próximos passos
Ao fim da conference call, para garantir que o trabalho continue a ser feito com agilidade, elabore uma lista de afazeres.
Nela, é importante descrever quais são os próximos passos, quem é responsável por colocar cada um deles em movimento e uma data aproximada para que isso aconteça.
Essas informações devem encerrar as anotações da ata, de forma que todos fiquem cientes do que é esperado para cada um como desdobramento da reunião.
Tudo pronto para realizar a sua conference call por áudio ou vídeo?
Esse é um assunto especialmente importante em tempos nos quais cresce o interesse pelo trabalho remoto.
Não por acaso, um dos lugares onde a conference call acontece com maior frequência é dentro de um hotel, durante uma viagem a trabalho.
Por isso, a ALL - Accor Live Limitless se preparou para que os nossos hóspedes pudessem realizar suas chamadas com toda a tranquilidade.
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