Entenda como uma viagem a trabalho funciona
Uma viagem a trabalho é aquela em que a pessoa precisa se deslocar para representar a empresa da qual é funcionário em uma localidade diferente da filial.
Esse tipo de viagem pode ser para outra cidade, estado ou até país. Os objetivos incluem comparecer a uma convenção com funcionários de outras filiais, fazer uma reunião com fornecedores, participar de eventos, entre outros motivos.
Mesmo estando fora do escritório, em um destino diferente, o trabalhador compre o expediente. Isso significa que está sujeito aos mesmos deveres e faz jus aos mesmos direitos, além de outras questões particulares desse tipo de atividade.
É por isso que, antes de embarcar, é importante conhecer mais sobre a legislação de viagem a trabalho, entendendo quais são as obrigações e os direitos. Esse conhecimento ajuda a se organizar melhor e não se comprometer financeiramente mais do que gostaria ou deveria.
Confira alguns esclarecimentos sobre as principais dúvidas em relação à legislação em viagens de negócios neste texto.
O que mudou com a reforma trabalhista?
A Reforma Trabalhista de 2017 alterou alguns pontos referentes às relações de trabalho que eram regulamentadas pela CLT desde a década de 1940. Isso gerou algumas preocupações e incertezas para os trabalhadores.
No que diz respeito às viagens a trabalho, houve apenas uma alteração de legislação. Agora, o tempo que o funcionário leva se deslocando até o destino, assim como o que passa esperando pelo ônibus ou pelo avião que o levará até lá, não é mais contabilizado como hora de trabalho.
Isso significa que o deslocamento em viagem a trabalho não conta como hora extra e não há previsão de recebimentos relativos a essa situação. Serão pagas apenas as horas efetivamente trabalhadas.
Atestado de viagem a trabalho
Em alguns casos, pode ser necessário comprovar que a pessoa estava viajando a trabalho em determinado período. Para isso, é preciso uma declaração ou um atestado de viagem a trabalho, que deve ser providenciado pela empresa, mediante solicitação do funcionário.
Isso pode acontecer ao precisar comprovar faltas em cursos, audiências judiciais, eleições e outros compromissos sem sair prejudicado.
O documento deve conter os dados pessoais do funcionário, o nome da empresa, o cargo exercido, a data e o motivo da viagem.
Quem viaja a trabalho tem direito a hora extra?
Além da regra alterada pela reforma trabalhista e já explicada anteriormente, não há outra definição na lei sobre horas extras em viagens a trabalho. Por isso, a jurisprudência aplicada é a da legislação comum.
A jornada de trabalho normal aplicada no país é de 44 horas semanais, sendo 8 horas diárias. Portanto, no escritório ou em uma viagem a trabalho, o empregado que exceder esse tempo deve receber horas extras.
De acordo com a CLT, hora extra é qualquer período trabalhado a mais, além da carga horária combinada entre o funcionário e a empresa.
É simples saber como calcular diárias de viagem a trabalho. Se forem dias úteis, o valor por hora excedida é aquele que a empresa paga pela hora do funcionário + 50%. Já nos dias de folga ou nos feriados, é o valor da hora de trabalho do funcionário + 100%.
O direito se aplica a aqueles com registro no ponto eletrônico, o que exclui diretores, por exemplo.
Também é importante saber que pernoitar na cidade-destino da viagem a trabalho é considerado tempo de descanso, portanto, não faz jus ao recebimento de horas extras.
Despesas de viagem a trabalho
Outra dúvida comum é sobre quais despesas devem ser pagas pela empresa e quais ficam por conta do funcionário.
De acordo com a legislação atual, a hospedagem deve ser custeada pela empresa para qualquer funcionário que esteja em uma viagem a trabalho, caso seja necessário pernoitar no destino.
Isso também vale para quaisquer outras despesas referentes ao exercício profissional, como alimentação e deslocamento.
Já as demais despesas vão depender de cada situação. Bens que tenham sido adquiridos para benefício próprio e não se relacionam com a atividade profissional são custeados pelo próprio funcionário.
Se o empregado esquecer a escova de dentes em casa e precisar adquirir uma nova, por exemplo, isso não pode ser reembolsado.
Porém, existe uma série de despesas que devem ser reembolsadas pela empresa quando o funcionário faz uma viagem a trabalho:
combustível para o carro usado para o deslocamento;
lubrificantes para o carro caso se façam necessários durante o trajeto;
passagens aéreas, rodoviárias ou de transportes urbanos;
gastos com alimentação durante a viagem;
entradas em congressos, palestras e conferências corporativas;
cursos feitos pelo funcionário a pedido da empresa;
táxi para deslocamentos a trabalho.
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Como o reembolso de viagem a trabalho funciona?
Existem diversas formas da empresa cobrir os custos da viagem a trabalho. Uma delas é reembolsar o funcionário após ele ter pago as despesas. Outra possibilidade é adiantar o pagamento para as despesas básicas, e o funcionário devolver o que não for gasto.
Também pode ser estabelecido um valor fixo, que funciona como um teto para as despesas diárias com alimentação, deslocamento e hospedagem. Ainda há a estratégia do cartão de crédito corporativo, com a fatura paga pela própria empresa, mas cujo uso também deve se limitar aos gastos passíveis de reembolso.
De toda forma, na volta, o funcionário deve apresentar notas fiscais dos gastos durante o período da viagem a trabalho, comprovando as despesas, para justificar quanto deve devolver ou receber a mais.
Se os valores forem inferiores à metade do salário, não há incidência de encargos trabalhistas sobre eles. Porém, caso superem 50% do pagamento mensal, é preciso que a empresa comprove que esse valor se refere a um reembolso (por isso, a exigência das notas fiscais) para não arcar com mais impostos. O reembolso deve constar no contracheque do funcionário.
Seja qual for o caso, é fundamental que as regras estejam claras antes do início da viagem. Isso pode ser feito a partir de um acordo coletivo com o sindicato ou a associação da categoria.
Pontos de atenção em uma viagem a trabalho
Além das questões financeiras, há outros pontos que fazem a diferença ao viajar a trabalho, por isso precisam de um pouco mais de atenção. Veja alguns dos mais importantes abaixo.
Vestuário
Apesar de estar viajando, você vai encontrar fornecedores, colegas de trabalho ou possíveis parceiros de negócios. Por isso, em vez de optar pela informalidade que é comum em casos de turismo, a dica é procurar fazer uma mala com peças e acessórios de acordo com cada ocasião, incluindo algumas roupas caso haja momentos de folga e lazer.
Pontualidade
Mesmo estando em um ambiente diferente do que você está acostumado, é necessário ter atenção à pontualidade. Acorde ainda mais cedo, tente descobrir antecipadamente quanto tempo será necessário para os deslocamentos pela cidade e se organize para não se atrasar.
Lembre-se que, muitas vezes, a viagem a trabalho é feita para uma reunião marcada com antecedência, para a qual os demais participantes abriram tempo nas agendas.
Alteração na rotina
Um aspecto importante da viagem a trabalho é que ela altera a vida pessoal, impossibilitando que sejam realizadas tarefas corriqueiras e outras obrigações do dia a dia, como buscar os filhos na escola, ir à academia pela manhã ou ajudar o parceiro com as tarefas de casa, por exemplo.
Enquanto a quebra da rotina pode ser um alívio para algumas pessoas, também pode gerar frustração e preocupação para outras, que sofrem mais com saudades da família ou que não têm com quem dividir alguns afazeres e responsabilidades.
De todo modo, é essencial não deixar que as questões externas interfiram na produtividade. Isso também vale para os atrativos turísticos, já que uma nova cidade e um ambiente diferente podem gerar distrações variadas, fazendo com que o funcionário renda menos do que em um dia comum no escritório.
Algumas dicas para se manter produtivo e conseguir dar conta da função, mesmo à distância:
replique a sua rotina acordando na mesma hora que nos demais dias de trabalho e reproduzindo as ações que já costuma ter, como tomar banho, tomar o café da manhã e vestir-se para o trabalho;
crie um ambiente de trabalho na sua cidade de destino com internet de alta velocidade, conforto e todos os equipamentos necessários para exercer as suas atividades profissionais sem interrupções. Pode ser até no próprio hotel onde você está hospedado;
cumpra uma carga horária, evitando trabalhar menos do que deveria (por sentir que está quase de férias) ou mais que o necessário (já que não há mais a rotina do escritório para definir limites);
programe o alarme do celular ou crie lembretes para avisar sobre a hora do almoço e do encerramento das atividades. Assim, você também tem tempo livre para aproveitar um pouco mais o seu destino.
Hospede-se em um dos hotéis da rede Accor!
Não importa o destino, há sempre um hotel da Accor para garantir o conforto e a tranquilidade que você precisa. Muitos quartos são equipados e há salas de reuniões que possibilitam trabalhar no próprio hotel durante a viagem.
Além disso, você pode contar com serviços de lavanderia e passadeira, para manter suas roupas em dia para as reuniões, e transfer para o aeroporto mais próximo.
Outra opção é escolher um Wojo Spot, onde tanto os hóspedes quanto o público externo podem usar as áreas comuns gratuitamente. Esses locais contam com cafés, restaurantes e internet de alta velocidade.
