Como organizar um workshop eficaz?

Os especialistas do Grupo Accor compartilham suas chaves para organizar um workshop e promover o engajamento, incentivando a discussão ou renovando práticas.

Espaço para originalidade e relaxamento, mas com uma estrutura clara: cada workshop tem o seu próprio desafio. Qual é a prioridade neste momento: definir um plano de ação, anunciar uma mudança, resolver um conflito?

O objetivo é incluído no convite para que os participantes compreendam o processo. Já atores do evento, podem assim contribuir para ajustar o objetivo do workshop, ou mesmo incluir novas atividades. A interatividade, princípio básico do workshop, começa, portanto, no início do projeto.

Escolha os funcionários com base no seu envolvimento ou nas suas competências em relação ao objetivo definido. As relações hierárquicas não contam; o objetivo do workshop é precisamente fazê-las esquecer.

Nem todos os participantes se conhecem, o que é outra vantagem do workshop: fortalecer laços e renovar as relações de trabalho. Todos os perfis são bem-vindos: quanto mais variados, mais frutífero será o workshop.

Para efeitos de eficiência, conte entre 5 e 10 pessoas por grupo, mesmo que isso signifique dividir em subgrupos de 2 ou 3, de acordo com as atividades.

A localização é importante para o ambiente e a praticidade. Uma sala acolhedora, um quarto verde, um terraço no jardim? O principal é sair do cenário habitual e ter um espaço adequado para atividades.

Se o workshop durar várias horas, programe pausas e momentos sociais. Faça do tempo um elemento estimulante, prestando atenção, por exemplo, à duração de cada atividade. A ampulheta é um objeto interessante para isso: muitas vezes usada em jogos de tabuleiro, não está associada à competição como um cronómetro poderia estar.

Desenhos, post-its, cartas de jogar, objetos invulgares… Serão usados para uma sessão de brainstorming, um exercício de role-playing ou uma partilha de experiências. Prepare a sua introdução, pois ela definirá o tom e construirá a confiança.

É também a hora das apresentações, com uma rápida mesa redonda. Cada ponto de vista, cada proposta é bem-vinda. O seu humor estimulará o grupo e ajudará os participantes mais tímidos. Esteja sempre presente para reanimar ou recentrar as discussões.

Este é o momento de listar as ações propostas, os bloqueios resolvidos e também os pontos que permanecem por resolver. No seu papel de organizador, você tomou notas à medida que avançava: a sua restituição alimenta o diálogo, e os participantes são convidados a reagir a elas.

Uma mesa redonda é a forma mais simples de envolver todos no debriefing. Será vantajosamente complementada por um questionário de satisfação anónimo: ajudá-lo-á a melhorar a organização e a animação de futuros workshops. Finalmente, para efeitos de eficácia, defina com o grupo os contornos de um novo workshop. Seja para abordar um novo objetivo com eles ou para envolver outros funcionários.