Conflito em reuniões: o que fazer?

Agenda meticulosamente preparada, arranjo da sala, vestuário impecável, apresentação dinâmica, atividades de brainstorming… como organizador de reuniões, você fez tudo o que podia para garantir o sucesso do seu evento e fortalecer a coesão da equipa.

Infelizmente, o trabalho em equipa significa muitas vezes desacordos. Uma situação tensa, seja no local de trabalho ou na vida quotidiana, é sempre difícil de compreender e gerir.

Como não é fácil gerir tanto reuniões como conflitos, os especialistas em reuniões do grupo Accor têm bons conselhos sobre como resolver este tipo de situação e aproveitá-la ao máximo.

Quando as opiniões são contraditórias, é importante identificar a causa da divergência. Qual foi o tópico? Por que é divisivo? Por que provocou indignação ou raiva em alguns participantes?

Se a raiz do conflito não estiver clara, peça calmamente às pessoas envolvidas para dizerem o que as incomoda.

Quando surge um desacordo, as pessoas envolvidas pensam que ambas estão certas e defendem a sua posição com diferentes graus de força. Tenha em mente que, em caso de conflito numa reunião, a resolução deve prevalecer sobre a vitória.

Mesmo que estejam certos de que não estão errados, incentive-os a deixar de lado os seus egos e a evitar ofender a outra pessoa.

Os conflitos expõem os temperamentos. Os introvertidos permanecem calmos, precisando de tempo para pensar sobre o problema como um todo e escolher as suas palavras. Os extrovertidos reagem espontaneamente, zangam-se facilmente, levantam a voz e fazem grandes gestos.

Se os ânimos se exaltarem, faça uma pausa. Convide os participantes a fazerem uma pausa de 15 minutos, a tomarem um café ou a apanharem ar fresco. A situação deverá acalmar-se quando regressarem.

Os conflitos podem surgir durante um jogo de simulação ou um trabalho em grupo. Utilize-o sabiamente para lembrar aos seus participantes que a atividade em curso foi concebida para incentivar o apoio mútuo e fortalecer a coesão da equipa.

Parabenize-os pelo seu compromisso e deixe-os saber que a comunicação é um dos pilares da sua organização.

Aproveite a oportunidade para converter um conflito numa sessão de brainstorming. Certifique-se de apresentar o problema ao grupo, de forma a guiá-los para a reflexão desejada.

Mesmo que os participantes não cheguem a quaisquer conclusões, terão cogitado juntos sobre uma questão sensível, e você terá ajudado a forjar laços entre os funcionários.

Se os conselhos acima mencionados não surtirem efeito e o conflito se tornar demasiado grande, um terceiro terá de intervir. Este poderia ser o chefe de departamento ou o diretor de recursos humanos, por exemplo.

Em caso de desacordo durante uma reunião, certifique-se de levá-lo a uma conclusão positiva. Convide os participantes a curvarem-se, para mostrar à outra pessoa que a respeitam e que a sua relação é mais importante do que o assunto do conflito. Aproveite este momento para jogar com o lado emocional e gerar um compromisso.