24 Juni 2026
2 Minuten
10 Schlüsselpunkte für die perfekte Meeting-Checkliste
Eine Checkliste für die Organisation eines Meetings in zehn Schlüsselpunkten.
Eine Checkliste für die Organisation eines Meetings in zehn Schlüsselpunkten.
24 Juni 2026
2 Minuten
Accor Meeting & Events-Experten haben die wesentlichen Faktoren definiert, die erforderlich sind, um sicherzustellen, dass Ihr Meeting unter den bestmöglichen Bedingungen und mit dem effektivsten Ergebnis organisiert wird.
Auch wenn es offensichtlich erscheinen mag, verleiht ein Name Ihrem Meeting mehr Bedeutung und hilft, das Thema klar und effektiv zu definieren. Es ist auch wichtig, das Format anzugeben, damit die Teilnehmer sofort wissen, was von ihnen erwartet wird. Zum Beispiel: Brainstorming, Projektstart, Fortschrittsbericht, Unternehmensreorganisation usw.
Das Festlegen eines Datums und einer Uhrzeit – und deren Einhaltung – ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer das Meeting unter den bestmöglichen Bedingungen planen und vorbereiten können. Sofern es sich nicht um eine Plenarsitzung oder ein Business-Unit-Meeting handelt, ist eine Vorlaufzeit von einer Woche ideal. Dies ermöglicht es jedem, seinen Zeitplan zu überprüfen und seine Zeit effizienter zu organisieren. Was die Dauer betrifft, denken Sie daran, dass je mehr Zeit wir für etwas haben, desto mehr Zeit wir dafür zu brauchen scheinen. Es liegt an Ihnen, die effektivsten Zeitfenster zu bestimmen und Diskussionen zu kontrollieren, um zu vermeiden, dass sie die vorgegebene Zeit überschreiten.
– „Sind wir im Buenos Aires Raum?“ – „Nein, es ist der Rio!“ Um niemandes Zeit zu verschwenden, denken Sie daran, einen Veranstaltungsraum im Voraus zu buchen und dabei zu bleiben! Wählen Sie einen Raum, der Ihren Anforderungen entspricht: Teilnehmerzahl, WLAN-Zugang, Bildschirme, Projektoren, Flipcharts, natürliches Licht usw.
Bevor Sie beginnen, denken Sie sorgfältig über alle Arten von Personen nach, die Ihrem Meeting einen Mehrwert verleihen könnten. Wir neigen dazu, uns mit Menschen zu umgeben, mit denen wir gut auskommen, aber das sind nicht unbedingt die besten Leute, um an der Veranstaltung teilzunehmen und sie zu bereichern! Wählen Sie sie sorgfältig entsprechend den Zielen aus, die Sie erreichen möchten. Das Zusammenbringen verschiedener Arten von Menschen mit unterschiedlichen Fähigkeiten ist auch eine Chance, Ihre Teams einzubinden und zu entwickeln.
Nichts geht über eine freundliche und gut strukturierte kurze Einführung, um Diskussionen anzustoßen und Ihre Kollegen zu engagieren. Erklären Sie den Zweck des Meetings in einfacher Sprache und mit viel Begeisterung, damit alle mitmachen wollen. Erinnern Sie dann alle an den Kontext, damit sie die Probleme vollständig verstehen und klare Ziele für das Meeting definieren. Warum sind wir hier? Und was wollen wir erreichen?
Um das Verständnis zu erleichtern und die Beteiligung und Interaktivität im Meeting zu verbessern, nummerieren Sie die verschiedenen Teile des Meetings und geben Sie die Redner an, die teilnehmen werden, sowie die voraussichtliche Dauer ihres Beitrags.
Oft am Ende des Meetings platziert, ist dieser Moment einem verwandten oder sogar völlig anderen Thema gewidmet. Ziel ist es, Menschen dazu zu bringen, Dinge zu teilen, um den Geist zu öffnen und ihre Neugier zu wecken. Es ist eine überraschende und informative Pause, die Teams immer sehr schätzen.
Es ist wichtig, einen Slot für Diskussionen während Ihrer Meetings einzuplanen. Dies gewährleistet das Verständnis der besprochenen Punkte durch die verschiedenen Mitglieder Ihres Teams. Darüber hinaus ist es wichtig, offen für den Austausch zu bleiben, der diesem Meeting folgen kann.
Ein wichtiger Schritt, der nicht vergessen werden sollte, ist die Präsentation der Diskussionsergebnisse. Geben Sie eine kurze Zusammenfassung der wesentlichen Punkte, die zu beachten sind, und aller Aufgaben, die aufgrund der Diskussionen jemandem zugewiesen wurden.
Um alles Besprochene festzuhalten, ist ein Feedback-Bericht ein wichtiges Teamerinnerungswerkzeug. Er ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass alle auf dem richtigen Weg bleiben und bei Bedarf während des Projekts auf Diskussionen zurückzukommen.
Es ist auch der beste Weg für alle Personen, die nicht am Meeting teilnehmen können, sich über die Vorgänge auf dem Laufenden zu halten und sicherzustellen, dass alle den gleichen Informationsstand haben.