24 giugno 2026
2 minuti
10 punti chiave per la perfetta lista di cose da fare per un meeting
Una lista di cose da fare per organizzare un meeting in dieci punti chiave.
Una lista di cose da fare per organizzare un meeting in dieci punti chiave.
24 giugno 2026
2 minuti
Gli esperti Accor Meeting & Events hanno definito i fattori essenziali richiesti per garantire che il vostro meeting sia organizzato nelle migliori condizioni possibili e con il risultato più efficace possibile.
Anche se potrebbe sembrare ovvio, dare un nome al vostro meeting gli conferisce anche più significato e aiuta a definire chiaramente ed efficacemente l'argomento.
È anche importante specificare il formato in modo che i partecipanti sappiano immediatamente cosa ci si aspetta da loro. Ad esempio: brainstorming, lancio di progetto, rapporto di avanzamento, riorganizzazione aziendale, ecc.
Stabilire una data e un'ora — e rispettarle — è essenziale per garantire che tutti i partecipanti possano pianificare e prepararsi per il meeting nelle migliori condizioni possibili.
A meno che non si tratti di una sessione plenaria o di una riunione di business unit, un preavviso di una settimana è l'ideale. Ciò consente a tutti di controllare il proprio programma e organizzare il proprio tempo in modo più efficiente.
Per quanto riguarda la durata, ricordate che più tempo abbiamo per fare qualcosa, più tempo tendiamo a impiegarci. Sta a voi decidere le fasce orarie più efficaci e controllare le discussioni per evitare che superino il tempo assegnato.
– “Siamo nella sala Buenos Aires?” – “No, è la Rio!” Per evitare di far perdere tempo a nessuno, ricordate di prenotare una sala eventi in anticipo e di rispettarla!
Scegliete uno spazio che soddisfi le vostre esigenze: numero di partecipanti, accesso Wi-Fi, schermi, proiettori, lavagne a fogli mobili, luce naturale, ecc.
Prima di iniziare, pensate attentamente a tutti i tipi di persone che potrebbero aggiungere valore al vostro meeting. Tendiamo a circondarci di persone con cui andiamo d'accordo, ma non sono necessariamente le persone migliori per partecipare e arricchire l'evento!
Sceglieteli con cura in base agli obiettivi che volete raggiungere. Riunire diversi tipi di persone con diverse competenze è anche un'occasione per coinvolgere e sviluppare i vostri team.
Niente batte un'introduzione amichevole e ben strutturata per dare il via alle discussioni e coinvolgere i vostri colleghi. Spiegate lo scopo del meeting usando un linguaggio semplice e con molto entusiasmo in modo che tutti vogliano partecipare.
Poi ricordate a tutti il contesto in modo che comprendano appieno le questioni e definite obiettivi chiari per il meeting. Perché siamo qui? E cosa vogliamo ottenere?
Per facilitare la comprensione e migliorare il coinvolgimento e l'interattività nel meeting, numerate le diverse parti del meeting, indicando i relatori che prenderanno parte e la durata prevista del loro intervento.
Spesso collocato alla fine del meeting, questo momento è dedicato a un argomento correlato, o addirittura completamente diverso. L'obiettivo è far sì che le persone condividano cose per aprire le menti e stimolare la loro curiosità. È una pausa sorprendente e informativa che i team apprezzano sempre molto.
È importante programmare uno spazio per la discussione durante i vostri meeting. Ciò garantirà la comprensione dei punti discussi dai vari membri del vostro team. Inoltre, è importante rimanere aperti agli scambi che potrebbero seguire questo meeting.
Un passo importante da non dimenticare è presentare le conclusioni delle discussioni. Fornite un rapido riepilogo dei punti essenziali da ricordare e di eventuali compiti assegnati a qualcuno in seguito alle discussioni.
Per tenere traccia di tutto ciò che è stato discusso, un rapporto di feedback è uno strumento importante per la memoria del team. È essenziale per garantire che tutti rimangano sulla giusta rotta e per tornare a qualsiasi discussione, se necessario, durante il progetto.
È anche il modo migliore per le persone che non possono partecipare al meeting di recuperare il filo degli eventi e assicurarsi che tutti abbiano lo stesso livello di informazioni.