Come organizzare un workshop efficace?

Gli esperti del Gruppo Accor condividono le loro chiavi per organizzare un workshop e favorire l'engagement, incoraggiando la discussione o rinnovando le pratiche.

Spazio all'originalità e al relax, ma con un quadro chiaro: ogni workshop ha la sua sfida. Qual è la priorità in questo momento: definire un piano d'azione, annunciare un cambiamento, risolvere un conflitto?

L'obiettivo è incluso nell'invito in modo che i partecipanti comprendano il processo. Già attori dell'evento, possono così contribuire ad aggiustare l'obiettivo del workshop, o addirittura includere nuove attività. L'interattività, principio base del workshop, inizia quindi fin dall'inizio del progetto.

Scegli i dipendenti in base al loro coinvolgimento o alle loro competenze in relazione all'obiettivo definito. Le relazioni gerarchiche non contano; lo scopo del workshop è proprio quello di farle dimenticare.

Non tutti i partecipanti si conoscono, il che è un altro vantaggio del workshop: rafforzare i legami e rinnovare i rapporti di lavoro. Tutti i profili sono benvenuti: più sono vari, più il workshop sarà fruttuoso.

Per una questione di efficienza, contare tra 5 e 10 persone per gruppo, anche se ciò significa dividere in sottogruppi di 2 o 3 a seconda delle attività.

La posizione è importante per l'ambiente e la praticità. Un salotto accogliente, una stanza verde, una terrazza sul giardino? L'importante è uscire dall'ambiente solito e avere uno spazio adatto alle attività.

Se il workshop dura diverse ore, programmare pause e momenti sociali. Fare del tempo un elemento stimolante, prestando attenzione, ad esempio, alla durata di ogni attività. La clessidra è un oggetto interessante per questo: spesso usata nei giochi da tavolo, non è associata alla competizione come potrebbe esserlo un cronometro.

Disegni, post-it, carte da gioco, oggetti insoliti… Saranno utilizzati per una sessione di brainstorming, un esercizio di role-playing o una condivisione di esperienze. Prepara la tua introduzione poiché darà il tono e costruirà la fiducia.

È anche il momento delle presentazioni, con un rapido giro di tavolo. Ogni punto di vista, ogni proposta è benvenuta. Il tuo umorismo stimolerà il gruppo e aiuterà i partecipanti più timidi. Sii sempre presente per rianimare o rifocalizzare le discussioni.

Questo è il momento di elencare le azioni proposte, i blocchi risolti e anche i punti che rimangono irrisolti. Nel tuo ruolo di organizzatore, hai preso appunti man mano: la loro restituzione alimenta il dialogo, e i partecipanti sono invitati a reagire ad essi.

Un giro di tavolo è il modo più semplice per coinvolgere tutti nel debriefing. Sarà vantaggiosamente integrato da un questionario di soddisfazione anonimo: ti aiuterà a migliorare l'organizzazione e l'animazione dei futuri workshop. Infine, per l'efficacia, definisci con il gruppo le linee guida di un nuovo workshop. Sia per affrontare un nuovo obiettivo con loro sia per coinvolgere altri dipendenti.